Promover mais transparência em processos padronizados, agilizá-los e aumentar a eficiência e a segurança das operações financeiras e administrativas da Fundação Catarinense de Educação Especial (FCEE). Este foi o objetivo inicial da servidora Mariana Flávia Peixoto ao iniciar seus estudos de mestrado pelo Programa de Pós-Graduação em Planejamento e Controle de Gestão da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) em um convênio com a FCEE. Passados um ano e meio de pesquisa, finalizada em outubro de 2024, o trabalho resultou na criação de um documento, de 80 páginas, intitulado “Manual de Procedimentos Técnicos e Administrativos - Diretrizes para eficiência e transparência na Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade - GEAFC / FCEE”.
O Manual faz parte do trabalho de conclusão de mestrado da servidora, sob o título “Aplicação da gestão por processos para aperfeiçoamento da Gerência de Administração e Finanças na FCEE”, e foi implantado dentro da Geafc para nortear as ações de seus servidores. O documento também está disponível para download na Biblioteca Virtual da FCEE, através deste link.
De acordo com Mariana, que atua dentro da Geafc, a ideia de criar um manual surgiu da dificuldade de entender todos os fluxos dos processos executados pelo setor. “Havia uma dificuldade para o entendimento de todo o processo financeiro, os ritos obrigatórios, os prazos, etc. Assim, foi feito o mapeamento de seis processos e criamos um documento para ser usado como referência clara e estruturada para padronizar estes processos”, enfatiza a autora do manual.
O manual tem como eixo principal seis mapas detalhados de processos internos da Geafc: Aquisição por dispensa de licitação (compra de materiais ou serviços); Aquisição por contratos/ata de registro de preços; Inscrição em eventos; Solicitação de diárias/hospedagem/passagem e prestação de contas; Cartão de pagamento do Estado de Santa Catarina – CPESC e Convênios e Transferências.
Detalhamento de fluxo de trabalhos
O conteúdo do manual inclui orientações para a execução de cada atividade, detalhando os fluxos definidos, as legislações vigentes, os formulários necessários e todas as informações pertinentes a cada fluxo. Tem como objetivo aumentar a eficiência e a segurança das operações financeiras e administrativas da FCEE, além de promover uma maior clareza nas atividades realizadas. O estudo de Mariana reforça a importância da gestão de processos como ferramenta estratégica para a modernização e otimização de fluxos de trabalho em organizações públicas. “Cada mapa vem com o nome da atividade, setor responsável e a descrição detalhada de tudo o que servidor deve fazer para que a ação saia perfeita, sem erros”, destaca Mariana Peixoto.
Fortalecimento da governança
A servidora destaca também o fortalecimento da governança com as instruções contidas no manual. “Além de servir como um guia prático para os servidores, o manual visa promover uma cultura de boas práticas, fortalecer a governança e minimizar riscos operacionais, garantindo que as atividades da Geafc sejam conduzidas com eficiência, precisão e alinhamento aos objetivos estratégicos da FCEE”, explica Mariana.
Ela também acredita que a implementação dessas metodologias representa uma oportunidade estratégica para a FCEE, que irão permitir uma “gestão moderna e adaptada às necessidades do setor público”. No entanto, é importante a revisão periódica dos processos, tendo em vista o surgimento de novas tecnologias e alterações nos fluxos internos. "É um trabalho sistemático, buscando sempre melhorar as práticas da instituição".
